Produktivitäts-Apps, die mir in der Vergangenheit auch etwas gebracht haben

Welche Apps helfen Dir in Deinem Leben?

Ich bin kein Fan davon, Dinge komplizierter zu machen als sie schon sind.

Es kam jedoch nicht selten dazu, dass ich mir immer wieder Apps für „mehr Produktivität“, Bullet Journals, Listen und noch mehr Listen angetan habe, um meine Ziele, Aufgaben, Ideen, Gedanken und Fortschritte besser managen zu können – der Perfektionismus lässt auch hier grüßen.

Ich habe dabei die gleiche Erfahrung gemacht wie mit täglichen Routinen: Sie können sehr hilfreich sein; zu viele von Ihnen machen mir jedoch nur das Leben schwer.

Lange Rede, kurzer Sinn.

Ich denke, mit der Zeit habe ich für mich zumindest was das Thema Apps angeht eine gute Balance gefunden. Und auch wenn es immer noch eine gute Hand voll sind, es hat sich die Art verändert, wie ich sie nutze.

Denn eine App sollte ja für mich wie ein verlängerter Arm sein, der nur dann einspringt, wenn ich nach etwas zu weit Entfernten greifen möchte. Sieht ja sonst irgendwie blöd aus und wäre nur im Weg…

Deshalb hier meine aktuellen Favoriten und Helfer.

Meine ToDo-Liste für den Alltag: To-Do

Diese App ist praktisch das Rückrat meiner täglichen ToDos.

Ich versuche jeden Morgen kurz durchzugehen, welche ToDos vom Vortag noch offen sind und was ich heute so alles schaffen möchte. Es ist für mich auch eine Art Gedächtnishilfe, damit ich selbst die einfachen Dingen, die gern mal untergehen, wie „Paket zur Post bringen“ oder „Email an … schreiben“, nicht vergesse.

Sie hilft mir auch dabei Prioritäten zu setzen. Vielleicht erinnerst Du Dich an meinen Artikel: Was tun bei chronischem Zeitmangel.

Meine Lessons Learned für diese App:

1. Mit der App lassen sich verschiedene Listen verwalten. So wirklich nutzen tue ich diese Funktion aber nicht. Die wirkliche Stärke dieser App liegt für mich in der allgemeinen „To-Do“ Liste, wo erstmal alle Einträge landen, und der Möglichkeit dann daraus „Meinen Tag“ zu erstellen.
2. Ich versuche meinen meinen Tag nicht zu voll zu packen und mich zumindest morgens auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wenn der Tag besser läuft als geplant, kann ich ja immer noch neue ToDos hinzufügen. Sonst fühl ich mich morgens schon überladen.
3. Ich setze auch gerne mal einfache ToDos auf die Liste wie zum Beispiel „Wohnung aufräumen“ oder „Lebensmittel einkaufen“. Es macht Spaß wenn man ToDos von der Liste streichen kann und sie über den Tag kürzer wird.

Apple iTunes Preview: Microsoft To-Do

Meine ToDo-Liste für Projekte: Trello

Wo To-Do mit seiner Listen-Funktion schwächelt, kommt Trello ins Spiel.

Ich nutze Trello hauptsächlich für langfristige Ziele und Projekte, wie zum Beispiel diesen Blog hier. Dort kann ich für jedes Projekt sehr übersichtlich einzelne Listen erstellen (z.B. „Ideen für neue Artikel“) und innerhalb dieser Listen „Karten“, die nichts anderes sind als einzelne ToDos.

Das gute an Trello ist, ich kann andere Personen einladen und an einem Projekt gemeinsam arbeiten. Es gibt noch zahlreiche weitere Features, aber die soweit brauch ich gar nicht zu gehen.

Lessons Learned:

1. Anders als bei To-Do geht es mir hier um die großen Themen und ToDos eines Projekts, weniger um die täglichen Aufgaben. Im Idealfall muss ich nur einmal pro Woche die App aktualisieren, wobei ich laufend gern Dinge ergänze.
2. Die iPhone App ist super und eignet sich gut für neue Einträge, wenn ich unterwegs bin. Die PC/Mac Version ist jedoch unschlagbar, vor allem wenn ich mir einen Überblick verschaffen möchte, wo ich mit dem Projekt stehe und was zu tun ist.

Apple iTunes Preview: Trello

Mein Notizbuch und Gedächtnis: Evernote

Egal ob für Ideen, Notizen aus Büchern, Rezepte, mittlerweile versuche ich alles in Evernote zusammenzutragen.

Der große Vorteil ist, dass ich damit meine Notizen besser strukturieren und auch besser durchsuchen kann. Ich lege zum Beispiel verschiedene „Notebooks“ an wie „Bücher“, „Zitate“ oder „Ideen“ und innerhalb dieser Notebooks dann die eigentlichen Notizen.

Noch sind viele meiner Notizen in der Standard Notizen iPhone App, aber aufgrund der Anzahl und Länge der Notizen platzt die App aus allen Nähten. Evernote hat sich hier als sehr gute Alternative herausgestellt.

Lessons Learned:

1. Auch hier ist die Kombination aus iPhone App und PC/Mac Version top, denn viele Notizen entstehen bei mir auf dem Handy, müssen aber irgendwann gesäubert und sortiert bzw. besser strukturiert werden. Das ist nun mal auf dem Computer leichter.
2. Ich versuche die Struktur für meine Notizen möglichst einfach zu halten. Die Notizen, die ich am meisten nutze, müssen schnell erreichbar sein. Ich habe nämlich gemerkt, dass ich sonst einfach wieder zur iPhone Notizen App greife, dort eine neue Notiz erstelle und das Chaos wieder von vorne starte.

Apple iTunes Preview: Evernote

Mein Helfer für neue Routinen: Productive

Mit dieser App sehe ich auf einen Blick, wie gut ich eine neue Routine oder was auch immer es sein mag über die Zeit umsetze.

Aktuell ist es zum Beispiel eine kleine 100-Pushups pro Tag Challenge über 30 Tage. Die App motiviert auf der einen Seite recht gut. Ich fühle mich fast schon schuldig, wenn ich mal einen Tag überspringen möchte. Auf der anderen Seite kann ich sehr schnell sehen, wie fleißig ich denn tatsächlich war. Ich habe zum Beispiel 25 Tage hinter mir, aber an 3 Tagen davon gefaulenzt.

Hier empfehle ich nur die kostenlose Version. Diese reicht vollkommen aus und außerdem sehe ich es irgendwie nicht ein für eine solche App ein Abo abschließen zu müssen.

Lessons Learned:

1. Auch hier ist weniger mehr. Ich hatte eine Zeit lang 4 tägliche und wöchentliche Routinen, die ich verfolgt habe. Ich habe für mich gemerkt, dass ich entweder zu viel Gehirnschmalz aufwenden musste, um die Routinen immer wieder abzuhaken, oder es öfters einfach vergessen habe, obwohl ich mich fleißig an sie gehalten habe.
2. Die App eignet sich sehr gut um eine neue Routine für sich persönlich zu testen und sie zu einer echten Routine werden zu lassen. Bei mir ging es zum Beispiel um’s früh aufstehen, sich gesund ernähren, Einträge in einem Tagesjournal, usw. Dafür braucht es 30 bis 60 Tage, sagt man. Und für genau diese Anlaufhilfe ist die App recht gut. Danach wird es eher zur Qual.

Apple iTunes Preview: Productive – Habit Tracker

Fazit

Diese vier Apps erleichtern mir aktuell das Leben. Das heißt jedoch nicht unbedingt, dass es Morgen auch so sein muss und erst recht nicht, dass sie auch Dir helfen müssen.

Mir hat sehr geholfen, neue Routinen und Apps einfach mal auszuprobieren. Das gute ist, dass diese und viele andere Apps kostenlos sind. Du wirst dabei recht schnell merken, was Dir wirklich hilft, und was eher nur zusätzliche Zeit und Energie kostet.

Ich muss dabei an das Beispiel Smart Homes denken. Ein Kühlschrank, der jederzeit Bescheid weiß und mir mitteilen kann, wie viele Becher Joghurt ich noch habe ist ja schön und gut. Wenn ich jedoch jeden Tag eine Stunde damit verbringen muss meine Lebensmittel in das System einzutippen, geht das Ganze irgendwie vorbei am eigentlichen Zweck: das Leben leichter machen.

So viel dazu.

Mich würde jedenfalls sehr interessieren, welche Erfahrung Du gemacht hast. Nutzt Du bestimmte Apps oder hast Du Routinen, die Dir das Leben leichter machen?

Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen.

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